2015年大会实地志愿者培训@广州  报告

大会筹备组

2015年7月 

1 时间： 2015年6月27日-6月28日  

2 地点：广州市番禺区大学城大学时光自编3栋204室&广州番禺区岭南佳园酒店

3 参加者

    大会PT（6人）：

颜循芳、林胤岳、邱国献、张一冰、黄向红、原田燎太郎

    实地志愿者（13人）：

广州委员会 – 曾晓梅、邱康恒、黄荣虎、陈冠弦、王亭、许小莹、蔡远标；

南宁委员会 – 黄琪、莫婷；            长沙地区 – 李叶；                

湛江委员会 – 黄艳婷、陈小峡；        宜昌地区 – 刘娟

4 背景

    2015年8月，家工作营志愿者协会第七届会员代表大会将于广州召开。本次大会继续招募各地区内学生志愿者负责整个大会期间的后勤保障工作，但学生来源稍微调整。

    为了增加小型地区对大会的重视程度，过往将大会志愿者名额中的4名专门制定给该类地区。随着地区发展，地区差异性降低，已不需要特别用大会志愿者来弥补小型地区参与大会的不足，而主流地区也发出期望参与大会后勤协助的声音。

    本次大会名额除去8个广州本地志愿者，4名过往有经验志愿者名额之外，剩余的4个名额面对全部地区（除本地外）开放招募。

5 目的

5.1  让各实地志愿者互相认识和了解，便于今后工作上的配合与合作；

5.2  让各实地志愿者熟悉大会，掌握实地情况，便于今后工作的顺利进行；

5.3  让各实地志愿者明确自身的定位和对自己的具体工作清晰明了，共同为大会的顺利进行而努力。

6 培训经过

7 总结

l 本次招募志愿者过程中出现以下情况：因广州地区目前协调员人力有限，本地志愿者最终只招募到7人（比计划中少1人），而培训前筹备组才被临时告知其中1名参加者无法参与培训，且其在非广州市校区，后期补培训困难，综合考虑下建议其退出大会志愿者，同时在27日下午筹备组联系过往的大会志愿者补足了志愿者的人力；个别地区大会志愿者招募信息没有及时在地区内分享，错过报名机会。

l 除去个别遗漏大会志愿者报名信息的地区，其余地区均有协调员报名。筹备组综合考虑大会后勤保障以及报名的协调员是否更合适作为地区骨干参与大会的因素，最终确定名单：6名本地志愿者，5名过往志愿者，5名除本地以外的志愿者，共计16人。

l 培训开展时，本地1名志愿者弄错培训开始时间而迟到，错过前三分之一的内容，后期通过阅读资料补上。培训中发现，部分大会志愿者没有参加过大会，对大会各环节的设置目的及意义欠缺了解，因此，在讲完会务资料及物资管理部分后，临时重新梳理了一遍大会各环节。本次在顺序上，先讲了会务资料及物资管理，再讲外联相关工作。外联的内容会介绍清楚签到的整体流程，参加人员的分类等，而会务资料及物资管理的内容在有对上述内容基本了解后再去理解更为合适。因此，更优的顺序应该为外联讲解后到会务资料物资管理讲解。讲解完后现场分组，综合考虑各组合理人数，大会志愿者经验，参加大会经历，男女，本外地的因素，现场志愿者自行协调分好小组，过程顺利。27日晚上，由本地的志愿者带路，大会志愿者自行熟悉大学城内可进行采购及打印的地点，方便后期工作。

l 28日上午，所有培训人员抵达酒店，大会志愿者熟悉了沿路的交通，酒店环境以及大会期间使用到的各个场地，并人手绘制了酒店地图。之后各组分开考察酒店周边市场。其中外联组志愿者考察采购啤酒，干冰，零食，早餐的地点及价格和运输办法，会务组熟悉采购文具，电脑配件设备，打印的地点，活动组则在酒店周围熟悉环境初步考虑可行的活动方案。各组完成考察之后自行解散返程。

l 培训后期，筹备组建立大会志愿者的QQ群，在群上共享了大会培训资料。各组自行建立讨论组进行其工作上的讨论，并邀请相应PT加入。志愿者绘制的酒店地图作为后期的会务资料进行使用。

8 建议

l 地区应更清晰的分享大会志愿者的招募及培训信息，同时协助报名者理解大会志愿者的基础上进行报名；

l 培训讲解流程上可以考虑固定为：大会背景知识，梳理大会各环节目的意义，外联工作，会务工作，活动策划及整体的志愿者注意事项，财务工作及注意事项。