1. 背景
海口地区自2010年12月开始，就开始试组织毕业营员的力量支持海口地区发展。2014年6月26日，6名毕业营员讨论成立海口地区BUT事宜。2014年9月8日，海口地区BUT正式在海口地区的地区会议上通过成立。
自2014年6月26日始，海口地区BUT理事会负责对外联系、收集会费、资金运行、组织活动等。每年的元旦前后，定期召开海口地区BUT年会。在海口地区BUT年会上，做本年度的年度总结报告，制定下一年的年度计划，讨论BUT发展重要事宜。
2. 目的
2.1. 海口地区BUT本年度的总结报告
2.2. 表决通过海口地区BUT下一年度的年度计划
2.3. 针对海口地区BUT发展过程中需讨论事宜进行议题讨论，以更好地发展海口地区BUT
2.4. 提供BUT会员间的面对面的交流机会，交流各自的生活工作情况。
3. 时间&地点
3.1.时间：2021年1月9日（线上采用钉钉群直播的形式进行）
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环节 |
时间 |
地点 |
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年会 |
15:30-18:40 |
海南省海口市美兰区海甸二西路財银小区3栋1单元1602（BUT成员林青冬、陈柳青和张诗诗家的客厅） 备用场地：十八妹扎啤城-海南省海口市龙华区山高村西侧医学院北门路174 |
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酒会 |
20:00-次日7:00 |
海南省海口市美兰区海甸一东路西溪路恋嘉香烧烤烤肉 备用场地：十八妹扎啤城-海南省海口市龙华区山高村西侧医学院北门路174 |
4. 参加人员
4.1. 海口地区BUT会员（含填写BUT信息登记表的2020届新BUT会员）
4.2. 海口地区在校协调员、在校营员
4.3. 办公室员工、其他地区BUT会员及营员等
5. 报名方式
5.1. BUT会员向对应的年级联系人报名
5.2. 海口地区在校协调员、营员向地区的BUT联系人报名
5.3. 办公室员工、其他地区BUT会员及营员等向年会筹备组之一凡飞宇报名
5.4. 在家网站活动页报名。
6. 所需物资
6.1. 会议所需物资：笔记本电脑（2台，1台备用）、无线鼠标。（筹备组自备）
6.2. 会议所需申请物资：1支翻页笔、1台投影仪、5张大白纸、5支马克笔（多色）、10张卡纸、5把剪刀、1卷胶布、1卷绳子。（向地区申请）
6.3. 会议所需购买物资：1条横幅。
7. 分工安排
7.1分工
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内容 |
负责人 |
完成时间 |
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计划书 |
凡飞宇 |
12月15日 |
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活动通知及预告 |
凡飞宇 |
12月15日 |
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宣传海报制作 |
黄晓丹 |
12月22日 |
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BUT年会视频素材收集 |
陈浩武 |
12月22日 |
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年会资料跟进及收集 |
凡飞宇 |
12月31日 |
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年会纪念品及新年礼物 |
黄晓丹 |
12月31日 |
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抽奖礼物准备 |
黄晓丹 |
12月31日 |
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参加者通讯录 |
凡飞宇 |
2021年1月7日 |
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拍照及照片整理 |
黄晓丹 |
2021年1月9日 |
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会议记录（现场录音） |
陈浩武 |
2021年1月15日 |
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报告书及活动资料提交 |
凡飞宇 |
2021年1月24日 |
7.2其他
7.2.1 12月15日发活动通知
7.2.2. 2021年1月7日截止报名
7.2.3. 2020年12月15日前确定场地和备用场地
8. 流程
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时间 |
环节 |
负责人 |
备注 |
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15:00-15:30 |
签到、准备钉钉群直播的屏幕共享模式 |
陈浩武 |
发纪念品 |
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15:30-15:35 |
视频展播 |
主持人 |
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15:35-15:40 |
主持人开场及自我介绍 |
主持人 |
含抽奖 |
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15:40-15:50 |
年级联系人总结 |
林青冬 |
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15:50-15:55 |
提问环节 |
主持人 |
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15:55-16:05 |
财务组总结及计划 |
黄晓丹 |
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16:05-16:10 |
提问环节 |
主持人 |
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16:10-16:15 |
资料组总结及计划 |
马家华 |
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16:15-16:20 |
提问环节 |
主持人 |
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16:20-16:30 |
BUT活动总结和分享 |
蔡冠平 |
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16:30-16:35 |
提问环节 |
主持人 |
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16:35-16:45 |
BUT联系人总结 |
黄惠娜 |
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16:45-16:50 |
提问环节 |
主持人 |
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16:50-17:00 |
海口地区现状分享 |
王凯阳 |
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17:00-17:05 |
提问环节 |
主持人 |
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17:05-17:15 |
休息/义卖 |
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地区物资组义卖 |
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17:15-17:20 |
BUT年度计划、地区资金申请的说明 BUT理事会成员介绍 |
主持人 |
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17:20-17:40 |
提问环节 |
主持人 |
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17:40-17:45 |
BUT年度计划、地区资金申请 BUT理事会成员任命的投票表决 |
主持人 |
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17:45-17:50 |
BUT团体代表发言 |
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17:50-17:55 |
办公室致辞 |
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17:55-18:35 |
议题讨论 |
主持人 |
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18:35-18:40 |
合照 |
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18:40-20:00 |
晚餐及休息 |
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20:00-次日7:00 |
酒聊 |
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9. 后勤安排
9.1. 往返路费交通费及餐费自理；
9.2. 会议结束后的自由交流时间，零食酒水烧烤费用参加者自费，欢迎赞助；
9.3. 年会当晚（1月9日）住宿筹备组不做安排，若需住宿可在附近宾馆或者青旅休息，费用AA制。
10. 注意事项
10.1. 务请参加人员保持卫生和不要大声喧哗，会前会后做好清洁卫生工作。
10.2. 会场设备提前调试，借用物资实行谁借用谁保管谁归还原则。
10.3. 年会时间票务紧张，务请参加成员考虑交通拥堵情况并妥善安排出行方式。
10.4. 因疫情仍有各种不稳定因素，请线下参加活动的人员留意海南和自己所在地的防疫政策，避免因防疫政策影响自己的行程和安排。
2021年海口地区BUT年会筹备组
2020年12月2日