2018年家工作营志愿者第十届会员代表大会@南宁 

1.     简要背景

自2009年会员代表大会制度施行至今,已成功地开展了九届会员代表大会,会员行使监督权力的意识有所提高。家的八个地区,区域间的志愿者日常通过面对面和网络的交流,但覆盖八个地区的机会和场合较少。不同地区的经验和运作程度各异,过往在大会上讨论过的一些议题,地区志愿者过后有所借鉴和推动,对地区的自主运作有促进作用。


2.     目的

2.1  巩固志愿者治理模式,进一步调动志愿者积极性;

2.2  积累发展经验;

2.3  创造志愿者间面对面的沟通机会,扩大朋辈友谊;

2.4  志愿者激励。


3.     时间

2018年8月23日至8月26日


4.     地点

广西南宁市银林山庄


5.     筹备组

5.1  人数及组成(5人)

项目部 林胤岳 王军

财务部 黄琪

筹资部 倪宇茜 姚励文

5.2  人员分工

黄琪-大会协调员:无具体分工,主持PT会议,督促各组进程。会议期间负责会务调配;

倪宇茜-资源组:前期资料收集,物资整理;会议期间会议材料管理;

王军-志愿者组:招募志愿者并与志愿者共同完成工作。会议期间每天主持开展志愿者会议。

姚励文-外联组:前期会场联系;参加者信息收集及联系;会议期间食宿协调;

林胤岳-财务组:费用管理;预算控制。

 

6.     会议流程

时间

活动内容

备注

(星期四)823

12:00-14:00

集合

按时签到

(星期四)823

下午15:00-18:00

见面会

16:00正式开始

(星期四)823

晚上18:00-22:30

自由交流

理事会报告/地区报告等试讲

(统一安排晚餐,不可离开山庄)

(星期五)824

早上8:30-9:00

开幕

主持人开场,秘书长致辞,嘉宾介绍

(星期五)824

早上9:00-12:00

会员代表大会

理事会报告(理事会决策报告/办公室执行报告),下一年规划方案

(星期五)824

下午14:30-18:00

地区报告

地区年度报告/外国嘉宾/合作团体报告

8个地区2个场地同时进行)

(星期五)824

 晚上19:30-21:30

地区展播

地区优秀视频展播/影像项目影片展播(如有)

(地区可选择性参与)

(星期六)825

早上8:30-11:30

地区讨论

地区制定议题及准备资料

(各地区派代表选择性参加,不必所有议题参与)

(星期六)825

下午13:00-14:30

地区义卖

义卖地点(山庄内)

(星期六)825

下午15:30-18:00

户外活动

趣味竞技或游戏(山庄内)

(星期六)825

晚上20:00-23:30

酒会

东道主地区表演节目&营服Show&自由K

(表演节目时间不可增加,东道主可放弃表演)

(星期日)826

早上9:00

解散

--


 7.     与会人员

7.1 会员代表名额分配

正选会员代表不超过地区内会员总数的10%,会员代表必须为持卡会员。根据过去一年地区持续开展工作营的营地数量*1,加上持卡会员数量的10%,再根据地区现状进行分配。旁听代表不能超过正选代表名额的50%。自费代表建议不超过地区参加正选代表名额的50%。

地区

会员代表*

旁听代表(上限)

自费代表

海口地区

8

4

不超过正选50%,费用须全自付

湛江地区

7

4

不超过正选50%,费用须全自付

广州委员会

7

3

不超过正选50%,费用须全自付

南宁委员会

14

7

不超过正选50%,费用须全自付

桂林地区

8

4

不超过正选50%,费用须全自付

吉首地区

4

2

不超过正选50%,费用须全自付

长沙地区

5

2

不超过正选50%,费用须全自付

宜昌地区

5

2

不超过正选50%,费用须全自付

广州BUT

1

0

0

志愿者

16

0

0

OFFICE

8

0

0

Total

83

28

-

*会员代表名额中已包含毕业持卡团体,海口、桂林、宜昌、湛江各已含BUT名额1人,南宁已含福利社名额1人。如毕业生团体无会员代表参加,原则上不能由在校会员替换。


7.2  与会代表差异说明

项目

正选

旁听

自费

交通补贴

伙食补贴

餐费

70

170

170元(视参加天数而定)

纪念衫

无(自行购买)

无(自行购买)

纪念品

无(自行购买)

无(自行购买)

大会材料

保险费

大会购买

自行购买

自行购买

投票权

参加要求

全程

全程

随意(可不全程)

名单提交

地区文件提交

地区文件提交

大会开始前通知即可

其它

——

地区自行处理床位

参加费不含住宿,自订床位*

*自费代表可通过地区代表委托大会筹备组订活动宾馆内房间。


7.3  合作团体

需与筹资部确认方能确定


7.4  国内嘉宾及媒体

需与筹资部确认方能确定


7.5  外国参加者

7.5.1  按指定名额参加,不可随意增加人数。建议名额为8-10人(按照每个合作营地2人计算);

7.5.2  如需增加旁听名额,须在8月前向大会筹备组提出申请,确定后不可更改;

7.5.3  如需要临时增减名额,或临时不能到席,须提前1个星期与大会筹备组沟通;

7.5.4  须填写大会回执,大会所需资料必须按时提交;

7.5.5  每个团队定出领队,由领队负责统一向大会筹备组联系;

7.5.6  须全程参与,并按时出席所有活动,日常作息必须遵守大会纪律;

7.5.7  确定参加者人数后请预交订金,用于会场房间预订;

7.5.8  所有费用自付。


8      注意事项

8.1  财务管理办法:

8.1.1  参照大会过往处理办法,地区根据最终参加会议名额的人数,大会筹备组提前将来回车票以及食宿的补贴统一发放地区。大会签到时,地区缴纳参加费及来程车票,回程车票回到地区后3日内寄给南宁驿站即可。

8.1.2  各地区费用参照票据,最终财务实行实报实销。

 

8.2  后勤说明:

8.2.1  来回车票地区自行购买,大会主办方(含志愿者)不为参加者代购车票。

8.2.2  大会日程中23日的晚餐直至25日的晚餐(含酒会)为大会主办方统一安排,其余部分(包括离开当日的餐饮)各地区自理。

 

8.3其他说明:

            请地区确定好地区领队,以及相关环节的负责人(如义卖,地区展播,地区讨论等),方便大会筹备组和志愿者联系做好相关工作。大会筹备组会在6-7月间开始邮件说明各种会务事宜。

 



[1] 如本地志愿者报名不足8人,则由其他地区补足。