2018年家工作营志愿者第十届会员代表大会@南宁
1. 简要背景
自2009年会员代表大会制度施行至今，已成功地开展了九届会员代表大会，会员行使监督权力的意识有所提高。家的八个地区，区域间的志愿者日常通过面对面和网络的交流，但覆盖八个地区的机会和场合较少。不同地区的经验和运作程度各异，过往在大会上讨论过的一些议题，地区志愿者过后有所借鉴和推动，对地区的自主运作有促进作用。
2. 目的
2.1 巩固志愿者治理模式，进一步调动志愿者积极性；
2.2 积累发展经验；
2.3 创造志愿者间面对面的沟通机会，扩大朋辈友谊；
2.4 志愿者激励。
3. 时间
2018年8月23日至8月26日
4. 地点
广西南宁市银林山庄
5. 筹备组
5.1 人数及组成（5人）
项目部 林胤岳 王军
财务部 黄琪
筹资部 倪宇茜 姚励文
5.2 人员分工
黄琪-大会协调员：无具体分工，主持PT会议，督促各组进程。会议期间负责会务调配；
倪宇茜-资源组：前期资料收集，物资整理；会议期间会议材料管理；
王军-志愿者组：招募志愿者并与志愿者共同完成工作。会议期间每天主持开展志愿者会议。
姚励文-外联组：前期会场联系；参加者信息收集及联系；会议期间食宿协调；
林胤岳-财务组：费用管理；预算控制。
6. 会议流程
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时间 |
活动内容 |
备注 |
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(星期四)8月23日 12:00-14:00 |
集合 |
按时签到 |
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(星期四)8月23日 下午15:00-18:00 |
见面会 |
16:00正式开始 |
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(星期四)8月23日 晚上18:00-22:30 |
自由交流 |
理事会报告/地区报告等试讲 （统一安排晚餐，不可离开山庄） |
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(星期五)8月24日 早上8:30-9:00 |
开幕 |
主持人开场，秘书长致辞，嘉宾介绍 |
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(星期五)8月24日 早上9:00-12:00 |
会员代表大会 |
理事会报告（理事会决策报告/办公室执行报告），下一年规划方案 |
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(星期五)8月24日 下午14:30-18:00 |
地区报告 |
地区年度报告/外国嘉宾/合作团体报告 （8个地区2个场地同时进行） |
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(星期五)8月24日 晚上19:30-21:30 |
地区展播 |
地区优秀视频展播/影像项目影片展播（如有） （地区可选择性参与） |
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(星期六)8月25日 早上8:30-11:30 |
地区讨论 |
地区制定议题及准备资料 （各地区派代表选择性参加，不必所有议题参与） |
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(星期六)8月25日 下午13:00-14:30 |
地区义卖 |
义卖地点（山庄内） |
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(星期六)8月25日 下午15:30-18:00 |
户外活动 |
趣味竞技或游戏（山庄内） |
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(星期六)8月25日 晚上20:00-23:30 |
酒会 |
东道主地区表演节目&营服Show&自由K歌 （表演节目时间不可增加，东道主可放弃表演） |
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(星期日)8月26日 早上9:00后 |
解散 |
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7. 与会人员
7.1 会员代表名额分配
正选会员代表不超过地区内会员总数的10%，会员代表必须为持卡会员。根据过去一年地区持续开展工作营的营地数量*1，加上持卡会员数量的10%，再根据地区现状进行分配。旁听代表不能超过正选代表名额的50%。自费代表建议不超过地区参加正选代表名额的50%。
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地区 |
会员代表* |
旁听代表（上限） |
自费代表 |
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海口地区 |
8 |
4 |
不超过正选50%，费用须全自付 |
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湛江地区 |
7 |
4 |
不超过正选50%，费用须全自付 |
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广州委员会 |
7 |
3 |
不超过正选50%，费用须全自付 |
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南宁委员会 |
14 |
7 |
不超过正选50%，费用须全自付 |
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桂林地区 |
8 |
4 |
不超过正选50%，费用须全自付 |
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吉首地区 |
4 |
2 |
不超过正选50%，费用须全自付 |
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长沙地区 |
5 |
2 |
不超过正选50%，费用须全自付 |
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宜昌地区 |
5 |
2 |
不超过正选50%，费用须全自付 |
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广州BUT |
1 |
0 |
0 |
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志愿者 |
16 |
0 |
0 |
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OFFICE |
8 |
0 |
0 |
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Total |
83 |
28 |
- |
*会员代表名额中已包含毕业持卡团体，海口、桂林、宜昌、湛江各已含BUT名额1人，南宁已含福利社名额1人。如毕业生团体无会员代表参加，原则上不能由在校会员替换。
7.2 与会代表差异说明
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项目 |
正选 |
旁听 |
自费 |
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交通补贴 |
有 |
无 |
无 |
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伙食补贴 |
有 |
无 |
无 |
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餐费 |
70元 |
170元 |
170元（视参加天数而定） |
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纪念衫 |
有 |
无（自行购买） |
无（自行购买） |
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纪念品 |
有 |
无（自行购买） |
无（自行购买） |
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大会材料 |
有 |
有 |
有 |
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保险费 |
大会购买 |
自行购买 |
自行购买 |
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投票权 |
有 |
无 |
无 |
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参加要求 |
全程 |
全程 |
随意（可不全程） |
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名单提交 |
地区文件提交 |
地区文件提交 |
大会开始前通知即可 |
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其它 |
—— |
地区自行处理床位 |
参加费不含住宿，自订床位* |
*自费代表可通过地区代表委托大会筹备组订活动宾馆内房间。
7.3 合作团体
需与筹资部确认方能确定
7.4 国内嘉宾及媒体
需与筹资部确认方能确定
7.5 外国参加者
7.5.1 按指定名额参加，不可随意增加人数。建议名额为8-10人（按照每个合作营地2人计算）；
7.5.2 如需增加旁听名额，须在8月前向大会筹备组提出申请，确定后不可更改；
7.5.3 如需要临时增减名额，或临时不能到席，须提前1个星期与大会筹备组沟通；
7.5.4 须填写大会回执，大会所需资料必须按时提交；
7.5.5 每个团队定出领队，由领队负责统一向大会筹备组联系；
7.5.6 须全程参与，并按时出席所有活动，日常作息必须遵守大会纪律；
7.5.7 确定参加者人数后请预交订金，用于会场房间预订；
7.5.8 所有费用自付。
8 注意事项
8.1 财务管理办法：
8.1.1 参照大会过往处理办法，地区根据最终参加会议名额的人数，大会筹备组提前将来回车票以及食宿的补贴统一发放地区。大会签到时，地区缴纳参加费及来程车票，回程车票回到地区后3日内寄给南宁驿站即可。
8.1.2 各地区费用参照票据，最终财务实行实报实销。
8.2 后勤说明：
8.2.1 来回车票地区自行购买，大会主办方（含志愿者）不为参加者代购车票。
8.2.2 大会日程中23日的晚餐直至25日的晚餐（含酒会）为大会主办方统一安排，其余部分（包括离开当日的餐饮）各地区自理。
8.3其他说明：
请地区确定好地区领队，以及相关环节的负责人（如义卖，地区展播，地区讨论等），方便大会筹备组和志愿者联系做好相关工作。大会筹备组会在6-7月间开始邮件说明各种会务事宜。