1 背景
工作营营前交流会开展数年,在过往经验上看,交流会的举办对于地区工作营的顺利开展起到辅助当期协调员组织工作营思路整理的作用,同时也为各个地区同一时期开展工作营的组织者们搭建了交流的平台,使得同一时期工作营的组织者有了更具针对性的讨论和交流的话题,此外通过营前交流会,地区间交流逐渐深入。在过往基本模式和形式的基础上,对于交流会环节的设计,主要针对阶段性地区项目组的需求做简单补充或者调整,除此之外依然保持过往的形式开展。
2015年春季工作营开展在即,为促进工作营的顺利开展,办公室项目部继续主办营前交流会,以满足地区工作营筹备组的需求。
2 需求
2.1 春季工作营新一代筹备组成员(协调员)需要进行项目逻辑梳理
2.2 不同地区志愿者需要获得朋辈支持及区域间经验借鉴
3 目的
3.1 春季各工作营项目思路清晰
3.2 不同地区筹备组彼此熟悉,信息共享
4 策略
4.1 工作人员与筹备志愿者一对一访谈
4.2 当地志愿者设计路线轻松交流或游玩
5 时间:2015 年1月1日-2015年1月2日
6 地点:湖南省吉首市和一宾馆
7 参与人员49人
7.1. 办公室人员4人:颜循芳,林胤岳,王军,倪宇茜
7.2. 春季工作营协调员(PT)39人(详见附件通讯录)
7.3. 后勤志愿者4人:罗圳,鲁翠香,刘露,张檬橙
8 简要流程
本次共开展32个工作营。(对比过往同期减少的8个左右的营地,主要因为广州地区改革后协调员人力不足,致使该地区工作营数目锐减)32个营地均有营地代表参与营前交流会。项目部2个人力,加上2个实习生为一组,同时进行3场访谈。与过往相同,每个访谈持续40min,因此,1日下午和晚上的时间完成了一对一访谈,2日上午则为自由交流时间。本次继续延续14夏季营前交流会做后续反馈的环节。用2日集体聚餐前的5min中,和所有参加者简单交代了交流会后续反馈的3个问题(本次交流会中,地区发展或工作营技能的收获?参加者如何在春季工作营筹备中或地区发展分享本次交流会的收获? 对于访谈中其他想收获的内容?),以及鼓励反馈过程中每个人思考,地区为单位参加者共同讨论整理的办法来做该反馈。
9 活动总结
9.1 访谈部分
此次对访谈表有个别调整,在地区结构相对稳定的情况下,地区在协调员培训基本能保证开营的持续进行,因此把历史承接部分中下期营的计划删除,同时调整了个别字眼以介绍参加者在填表时的误解。根据上期建议,在工作营的困难的部分花费稍多时间进行访谈。
访谈中发现,后起地区(长沙宜昌吉首)在项目逻辑整体依然较为薄弱,对于需求的发现存在臆想以及目标宽泛而不清晰,进而出现项目如何回应需求的困惑,这些地区在如何发现需要或理解什么是需要上存在困难。工作营各手续的了解上,由于地区内培训的开展,基本相对熟悉,不解或遗漏较少,项目组成员基本能较好协助了解。但是在开展工作营的一系列流程及原则上仍然反复出现问题:营员问题(总人数设置欠合理考虑,本地与外地营员分配不合理,老营员的理解及招募欠考虑,跨地招募营员官僚复杂或信息不共享);地区内工作营交流问题(大部分地区都有固定的PT营前交流会,但是该营前交流会的目的,其与工作营开展的联系,部分地区仍未思考清楚;除外固定交流平台外,协调员间更为及时和灵活的交流与信息分享的意识仍然不足);营期设置依然存在凑营期而非依据项目合理安排日程;工作营的营费投入原则思考不清(什么应该营员自付,什么适合做申请比较模糊);个别地区对营员与老人间的关系仍然有帮助,而非平等对待的认识;部分地区对于备案未重视,备案的安排存在想当然,欠缺为何设置的考虑,以及对备案可行性的思考;项目细节有欠细致;工作营中出现以强行做规定的方式取代与营员沟通产生意识的过程来解决问题(如规定营员不能在老人家吃饭来避免影响营员三餐的时间)。
访谈反馈中了解到,参加者意识到需求,目标,项目三者的关联,对本次工作营的项目开展思路基本清晰,但如上文提到,部分地区受限于考察时对需求的臆想与发现需求的困难,仍需在后期对本次工作营以及本地区工作营开展的经验上有所思考和补足。
9.2 参加者间交流
除外访谈时间,参加者自由交流,当地志愿者设置不同的路线带领游玩,在较为轻松的氛围中相互了解。1日晚,参加者与后勤志愿者自发集体喝酒聊天,地区间相互认识的主动性较高,部分在之前有过接触的不同的地区的协调员,都表示再次见面的喜悦以及亲切感,相互了解地区情况,有彼此鼓励等。交流会结束后,由于部分地区协调员已经考完试,相约到附近旅游景点游玩。各地区到吉首的火车线路上,均有2-3个地区同行,来回程的火车上增加了地区间互动的机会。地区内协调员也在十几小时的火车上有更多的交流,个别地区后续反馈加强了地区内协调员的交流,但仍然需要看到地区内交流平台和效率的缺失,营前交流会并非弥补地区内交流问题的平台。
9.3 后续反馈
沿用上期交流会的反馈问题,继续鼓励参加者对营前交流会做反馈,以及督促后续在地区内将营前交流会上的收获和问题分享给地区。所有地区均有集体讨论,通过整理及感想的方式自我总结了交流会上的收获及其他期待。部分地区的参加者也通过文档(批注的计划书,感想,反馈文档)邮件分享,以及地区理事会会议上口头分享。但同时也发现,个别地区内共性的问题,在访谈中虽有提到,但参加者后续回到地区分享讨论的动力欠缺,依然不能主动引发地区内进一步的思考。
9.4 后勤部分
本次交流会在吉首开展,后勤志愿者前后变动过3次,且都较为临时。由原本的5人,最后地区内只能确定4名志愿者,直到提前1天,才多一些主动性发动了地区其他的协调员协助带队游玩以弥补志愿者人手不足的问题。虽然本次的后勤工作上能顺利进行。但地区协调员整体对营前交流会的主动性欠缺,重视程度不大,加之地区内部协调员间沟通问题,对营前交流会的后勤工作欠缺较为稳定的保障。
本次车票安排变动较多,首先是部分地区参加者回程时间多次调整,其次地区出发前临时主办方为其购买的回程车票有误,导致需要退掉6张票而只能选择稍贵的路线(原有路线因节假日票务紧张已无),造成有500左右的多余花费。
9.5 其他
个别地区的参加者不甚了解营前交流会,个别人有来玩的理解,地区内不能较好的协助参加者理解营前交流会。个别地区对项目组成员的名额设置,不甚明白,也侧面反映了地区对外交流动力薄弱,营前交流会更多是任务,未主动思考这些交流和地区工作营的意义。
10 对以后活动的建议
· 在确定承办营前交流会的地区之前,与地区沟通清楚承办的责任及其主动性对营前交流会的影响。尤其对于协调员自主性较弱的地区。
· 帮忙地区购票之前和地区强调细致确认好自己的形成,更为细致,以避免不必要的失误。
· 在个别还想不清楚营前交流会目的的地区,督促其思考,以期加强地区后期反馈的动力和增强营前交流会推动地区思考的效率。
· 访谈中所发现的问题,在下个周期的地区工作营及其培训和日常交流中,继续有意识的推动地区思考。
· 此次交流会发现,部分地区对后续批注版的计划书有需求,以协助其回忆和思考及作出修改,访谈者注意访谈前对计划书的批注及后续及时反馈。